El proceso de digitalización en la actualidad es clave en cualquier emprendimiento y a partir de la pandemia se agilizó la necesidad de realizarlo de manera integral en toda empresa. En esta ocasión platicaremos de la digitalización de los procesos que no ve el cliente, los denominados back office.
Iniciemos con la diferencia entre las dos partes de la empresa, front office y back office:
- El front office se refiere a las personas y actividades que generan ventas o cualquier tipo de ingreso para la empresa, comúnmente son las funciones que dan la cara al cliente intermedio o final, son las áreas comerciales y de ventas.
- El back office está compuesto por las áreas que no necesariamente generan ingresos pero dan soporte y permiten la operación de la empresa, comúnmente son los departamento de administración: compras, tic, capital humano y mantenimiento entre otras.
El buen funcionamiento del front office depende del soporte del back office y juntos hacen que la empresa genere valor compartido.
En esta ocasión comentaremos la necesidad de digitalizar actividades en el back office y de esa manera organizar de manera automática los ciclos del negocio.
Un tema clave para este proceso es la confianza en varios aspectos, confianza por parte del equipo para realizarlo y confianza en la información que genere el proceso automatizado.
Una gran herramienta para automatizar el back office es un sistema ERP, el cual resuelve la gestión manual y proporciona la visibilidad sobre los procesos, indicadores y recursos empleados en toda la empresa.
El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, un tipo de software que las organizaciones usan para gestionar todas las actividades de la empresa y ayuda a planificar, presupuestar, predecir y notificar los resultados financieros de una organización.
Un ERP enlaza diversos procesos de la empresa y facilitan el flujo de información entre ellos, recopilando datos de las transacciones compartidas por las diversas fuentes de una organización, eliminando la duplicidad de datos y ofreciendo integridad de la información mediante una única fuente de confianza.
La consultora KPMG señala que integrando un sistema ERP como herramienta de digitalización del back office, contaremos con las siguientes herramientas de análisis:
- Predictivas, tendremos información y sobre todo datos que nos alerten con señales tempranas de oportunidades y amenazas para la empresa en todo los ámbitos, el comercial, administrativo, financiero, de capital humano o cadena de suministro.
- Descriptivas, un ERP nos ofrece información clara e integral de todos los flujos de actividades de la empresa, por lo que nos permite reconocer cuellos de botella o áreas que están fallando en el sistema.
- Prescriptivas, contaremos con posibles escenarios de cualquier índole, ya sea positivas o negativas, de esa manera será mas fácil tomar decisiones adecuadas.
- Cognitivas, ésta es la más reciente y tecnológica ya que con un ERP con interfaz a inteligencia artificial podremos saber tendencias y anomalías que pudieran afectar a nuestro modelo de negocios.
Atrévete a iniciar la digitalización del back office de tu empresa.
