Duda muy común: el empleado (o un tercero cualquiera) pagó un gasto por cuenta de la empresa. ¿Es deducible?
La Regla 2.7.1.12. de la RMF2024 contempla el procedimiento para que ese gasto sea deducible. Y establece dos opciones:
UNO. El empleado realiza el gasto y la empresa se lo reembolsa. El CFDI debe ser expedido a favor de la empresa y ésta deberá reintegrar al empleado con cheque nominativo o con transferencia.
DOS. La empresa entrega el dinero al empleado, para que éste realice la compra. La empresa deberá entregar el dinero en cheque o mediante transferencia. El empleado deberá identificar en “cuenta independiente” los importes de dinero. Aquí cabe una aclaración: la regla no indica si esa “cuenta independiente” debe ser una cuenta bancaria o una cuenta contable o qué tipo de cuenta. El empleado deberá solicitar el CFDI a nombre de la empresa. Ahora, si existe un remanente de dinero, es decir, si hay cambio, el empleado no podrá clavárselo, sino que deberá integrarlo a la empresa de la misma forma en que se lo entregaron. Y aquí viene otro problema: ¿Qué sucede si el trabajador no tiene chequera o banca electrónica? El trabajador deberá regresar “el cambio” a más tardar el día último del año, excepto si se le entregó el recurso en diciembre, en cuyo caso deberá devolver “el cambio” a más tardar el 31 de marzo del año siguiente. Si el trabajador (o el tercero) “se clava” el cambio, entonces deberá expedir un CFDI de ingreso y reconocer dicho ingreso en su contabilidad. Esto genera otro problema: el trabajador que únicamente tiene ingresos por salarios no puede expedir un CFDI.
A todo este tema del PAGO POR CUENTA DE TERCEROS, se suma un tema del complemento denominado “IDENTIFICACIÓN DEL RECURSO Y MINUTA DE GASTO POR CUENTA DE TERCEROS”. Mucha gente piensa que hay que entregar este complemento siempre, pero no es así. El penúltimo párrafo de la Regla 2.7.1.12. RMF2024, establece que este complemento se anexará al CFDI que el tercero expida a la empresa como resultado de la prestación de servicios otorgados. Por lo tanto, dicho complemento únicamente lo expedirá aquella persona que NO sea trabajador de la empresa y que tenga algún contrato de servicios personales independientes. Sin embargo, aquí viene el un dos tres por mí y por todos mis amigos: este complemento NO EXISTE. No está publicado en la página del SAT. Así que no se preocupen por cumplir con esta obligación.
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*Gabriel Cordero es Contador Público, con Especialidad en Fiscal y Maestría en Contribuciones. Asesor de empresas como la tuya. Capacitador en temas fiscales, laborales y de seguridad social. Autor del libro IMPUESTOS Y DRAGONES, el mejor libro de impuestos para NO CONTADORES.
