Transformación digital

Guillermo Cobos

Un tema que sin duda es controversial, es la urbanidad en las reuniones realizadas por videoconferencia. Hay quienes optan por no permitir el video para no mostrarse al interlocutor, así como también los que dejan abierto su micrófono sin importar que se escuchen los ruidos propios del ambiente casero donde se desenvuelven.

Más allá de que esto represente un factor de la “nueva normalidad”, es conveniente practicar ciertos modales para que las reuniones virtuales, se lleven a cabo con fluidez. El resultado no solamente sería el que se lleven en tiempo y forma, sino que además, resultarían sin interrupciones lo que significaría una eficiencia en horas hombre, repercutiendo en eficiencia en el uso de los recursos técnicos, humanos y económicos.

Por eso me permito hacer estas recomendaciones para que las videoconferencias se desarrollen de forma eficiente.

Primero. Vestimenta adecuada. Aunque la cámara y el micrófono ocultan ciertos detalles del arreglo personal, siempre es una señal de respeto hacia los demás integrantes, el que cada persona participante se presente con un atuendo adecuado. En teoría se esperaría que los colaboradores se presenten con el mismo vestuarios que se usaría en la oficina. Sin embargo, hay empresas que permiten el uso de ropa casual o un poco menos rígida. Pero lo que definitivamente es inaceptable es que se atienda a las videoconferencias en pijama, o incluso, en ropa interior como aquel abogado que atiende una sesión con la Juez donde se presenta en calzoncillos.

Segundo. Bien peinado. Llama la atención que, sobre todo en ambientes estudiantiles, se presenten a tomar clase con gorra para que no se les note que no están peinados. Verdaderamente esto es, más allá de poco profesional en las empresas, un asunto que habla de la seriedad de la persona que atiende a las reuniones.

Tercero. Habilitar en tiempo y forma el micrófono.  Es verdaderamente molesto que, sobre todo en un grupo numeroso de personas en la videoconferencia, uno o más integrantes deje abierto el micrófono mientras no está participando, y el perro empieza a ladrar o los niños a gritar, o hasta el ruido del lavado de trastes del interlocutor interrumpiendo el discurso de la persona en turno. Hay que tener la decencia y el cuidado de mantener el micrófono cerrado mientras no se hace uso de la palabra.

Cuarto. Habilitar la cámara. No tengas miedo a la cámara. Solo es una forma más de vernos a distancia. Esta es una situación igualmente incómoda para todos. Solo es cuestión de acostumbrarse a estar fuera de nuestra zona de confort y listo. Es necesario tener en consideración que debemos cuidar la luz que está en nuestro lugar donde se atiende a la videoconferencia. Hay que tener en cuenta que la luz que debe dar de frente a la cara del participante y no detrás. Hay un escenario en donde la persona solamente se le distingue la silueta y su cara se muestra en color absolutamente negro. Eso sucede cuando hay una ventana detrás de uno en lugar de enfrente. Tener cuidado con eso.

Quinto. La puntualidad. La puntualidad es una cualidad de reyes. Esto es válido para un ambiente de videoconferencia o en la vida ordinaria. La puntualidad habla del respeto que se tiene entre los asistentes por el tiempo productivo y familiar de los integrantes. Respetemos los tiempos por favor.

Sexto. Las presentaciones. Como protocolo de cualquier reunión, el que preside la reunión tiene que iniciar la reunión con la presentación de los integrantes asistentes y sus funciones y alcances o el propósito de su presencia.

Séptimo. No te distraigas. Es muy fácil distraerse con otras aplicaciones distintas a la de la videoconferencia ya que usualmente se toman estas reuniones en la computadora. Ya sea en vivo o por videoconferencia, es una falta de educación no prestar atención a la persona que está hablando con nosotros. Se elegante. Demuestra tu educación.  

Observa estas recomendaciones en tus videoconferencias y literalmente te verás muy bien ¡!

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