Cuando estamos hablando de que los negocios fluyan con mayor suavidad y rapidez, surge el concepto de automatización. La automatización no solamente tiene que ver con el aspecto de manufactura de los productos que las empresas fabrican. También engloba procesos de administración, comercialización, logística, recursos humanos, etc.
Sin embargo, muchas iniciativas de automatización en cualquiera de estos rubros, puede fracasar generalmente por tres tipos de errores: el enfoque, la implementación y el impacto. Entonces para garantizar el éxito es necesario priorizar las iniciativas que brinden resultados operativos claros y medibles.
Nicole Sturguill, analista vicepresidente de Gartner, comenta que “Los líderes deben tratar la automatización como un principio a adoptar, en lugar de un proyecto a realizar, y deben ser conscientes de los errores comunes que pueden conducir a fallas”.
Error No. 1. Enamorarse de una sola tecnología. Cuando la empresa ha implementado exitosamente una herramienta de automatización, tiende a querer aplicarla para el resto de ella. Esto sucede con mayor frecuencia en automatización mediante procesos robóticos (RPA por sus siglas en inglés). Consejo: Crear una caja de herramientas tecnológicas que constituyan un conjunto más completo de capacidades que puedan abordar necesidades específicas particulares a cada necesidad
Error No. 2. Creer que el negocio se puede automatizar sin IT. Eventualmente los usuarios comerciales creen que la adopción de RPA y aplicaciones básicas no requieren de la participación de IT. Esto derivado a su desconocimiento de cómo funcionan el procesamiento de datos de sus clientes, y cuando IT no está involcruado en los cambios de los procesos, se provocan fallas en ellos. Consejo. Estableceer un centro de excelencia en automatización en la empresa
que incluya habilidades y conocimientos organizacionales para mapear los procesos comerciales y de operación de la empresa.
Error No. 3. Pensar que la automatización es siempre la solución. La automatización puede ser la mejor opción a largo plazo para los procesos comerciales y de operación en las empresas, pero no se puede usar simplemente para cubrir brechas de un proceso mal diseñado. De ser así, simplemente se extiende la vida útil de procesos heredados su óptimos creando ahorros que enmascaran ineficiencia subyacentes. Consejo. Evaluar las ventajas y desventajas de la automatización versus el reemplazo del sistema, la funcionalidad adicional y la estrategia de integración.
Error No. 4. No involucrar a todas las partes interesadas. Cuando la adopción de nuevos procesos de automatización modifica la naturaleza de los roles de los colaboradores, es necesario involucrar a recursos humanos por ejemplo. Consejo. Asignar la responsabilidad de la gestión de las partes interesadas a un miembro específico del equipo dentro del centro de excelencia de automatización.
Error No. 5. No dedicar suficiente tiempo a las pruebas. Las tecnologías pueden parecer fáciles de usar, pero no perdonan cuando se programan incorrectamente. Pueden arruinar muy rápidamente los datos comerciales y no lograr el resultado comercial deseado. Consejo asegurarse de hacer suficientes pruebas de principio a fin de manera exhaustiva, validando la veracidad de los datos resultantes.
En el próximo artículo daré cuenta de los 5 siguientes errores que se cometen a la hora de automatizar los procesos empresariales.
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